在家辦公別崩潰,7個關鍵點,讓你的效率不降反升

| 管理的常識

在新冠肺炎疫情還在持續的當下,遠程辦公變成了本土企業的職場新常態,曾經僅作爲輔助工具的線上辦公軟件,如今已成必需品。


對於習慣了在燈火通明的寫字樓死磕,適應了上班通勤擠地鐵,中午時間等外賣,加班回家靠滴滴的Mary Lee(中文名李翠花), Peter Ma(麻鐵柱)們來說,寫字樓996變成了居民樓裏007,一下子還真有些不適應。


但不管怎樣,擁抱並適應變化是當代職場人的必備素養,如何在遠程辦公逐漸成爲趨勢的今天,提升工作效率和效果,是管理者不得不面對的重大課題。


爲此,常識君特別邀請到了具有20年人力資源管理、企業諮詢從業經驗的宋春濤老師來分享一下他的觀點和經驗。以下,Enjoy:

常識君|有話說


作者:宋春濤

來源:管理的常識(ID:Guanlidechangshi



從員工的角度來看,遠程辦公面臨着工作效率和工作效果的雙重挑戰。


工作效率的問題主要表現一是拖拉,每一個人在失去監督的狀態,都容易偷懶,小孩子如此,成年人其實也一樣,尤其是在工作任務具有一定難度和挑戰的情況下;


二是干擾,在家辦公意味着工作場景和生活場景的交疊重合,你可能正正襟危坐在客廳的角落裏開着電話會,突然熊孩子抱着足球向你襲來,嚷嚷着讓你跟他玩一會兒……


工作效果方面,原本在公司可以面對面溝通、拍板、解決的問題,現在一定要通過書面或者語音來進行,從老闆那兒得到的指引很有可能並不充分完整,甚至你的同事或下屬誤解了你的信息,交付了錯誤的結果……


那麼,到底什麼纔是遠程辦公的正確打開方式呢


首先我們來關注如何能夠提升遠程辦公的工作成效整體而言就是要確保我們身處在家裏,也在做正確的事情,具體有如下三條建議:



01


提升遠程辦公工作效果的

3條建議


1.針對業務設定正確的工作目標


遠程或者在家辦公的狀態下,我們能夠從公司、從上級獲取信息的渠道變少、數量變少、質量降低,這會直接影響我們設立目標的質量高低。一旦個人目標與團隊目標、組織目標發生重大偏離,那麼就無法交付高質量的工作成果。


如何在家中辦公也能設立正確的工作目標?


我的第一個心得是會識別組織、團隊在當前階段最重要的業務重點。


舉個例子,在當前疫情嚴重的形勢下,很多實體零售企業的線下生意都遇到非常巨大的挑戰,那麼如何通過微分銷、微信羣營銷來帶動生意增長,就成了這一類企業當前最大的重點。


每一位員工,不論崗位是在零售一線,還是在支撐業務的中臺,還是後臺職能團隊,都必須思考如何能夠推進線上業務。


我的第二個心得是做好充分共識,利用電話、微信、郵件等溝通渠道,做上上下下的充分討論,確保你的工作目標能夠做到對上承接、對下分解,這樣才能實現所謂“力出一孔”。


2.基於目標,制定合理的工作計劃


當你有了正確的工作目標,接下來就必須通過合理的工作計劃來對目標的實現進行落地承接。


簡單來說,工作計劃必須能夠體現在什麼時間前,誰來負責,完成哪些工作,使用哪些資源,達到何種結果。


疫情之下,考慮到外部環境的變化非常之快,因此我們建議大家遠程辦公的時候,更多以周爲單位來制定工作計劃,以天爲單位來明確需要達到的工作目標和產出的任務結果,然後每週對工作計劃進行動態調整。



3.根據優先級,把計劃拆解爲關鍵任務


在家辦公時,每一個人必須將每週工作計劃,細化拆解爲每週、每天的任務清單,也就是我們經常說的to do list。


以人力資源工作爲例,疫情期間,我的短期目標之一是管控好公司的人力成本,新年第一週的工作計劃是形成一份特殊時期公司人工成本應對策略,其中包括以下三項工作任務:


一、與管理層共識人工成本管控目標;

二、分析每月人工成本構成;

三、討論人工成本管控手段。


需要提醒大家的是,羅列任務清單的時候,必須基於重要性和緊迫度,確定每項任務完成的優先級。因爲遠程工作相對容易受到干擾,只有以終爲始,想清楚自己每一天必須產出的重點成果,纔不會偏離工作主航道。


對我來說,上面的三項工作任務當中,毫無疑問,第一項任務是優先級最高的任務。


一個自我激勵的小技巧是,在工作過程中,當你每完成一項任務,你可以在後面打一個勾,一天工作下來,如果大部分的任務都被打上了勾,你會有滿滿的成就感。



02


提升遠程辦公工作效率的

3個方法


在確保遠程辦公的工作效果(do right things/做對的事情)的同時,我們也要關注如何能夠提升遠程辦公的工作效率(do things right/把事情做對)。對此,我們同樣有三條建議:


1.劃定一塊專門的辦公區域


首先,不管你的房子面積多大或多小,儘量讓你的辦公區域與日常生活起居空間做有效區分,最好能固定在家中的某個位置,比如書房或者客廳不受打擾的一個角落。


其次,配備好相應的辦公設施。


一位在IBM工作多年的老朋友跟我分享了她的建議:人體工程椅(非常非常重要!)、穩定的無線網絡、有靜音及免提功能的固定電話、筆記本電腦、耳機、打印機…..


第三一定要跟家人,尤其是家裏的熊孩子提前約法三章,不要在你工作的時間打擾你


如果他能做到,你可以給他一點小小的獎勵。這個假期結束,我開始在家辦公的時候,7歲的女兒總是很好奇我爲啥一直在書房打電話,經常推門進來各種搭話,後來我答應她如果她不在我工作的時候打擾我,我就午飯之後陪她玩30分鐘並且獎勵她一個糖果,果然她的表現就好多了。



2.制定一份可執行的工作日程表


工作效率的背後實際上是每一個居家辦公的人,對自我的有效約束和對時間的有效管理。


自律的管理者會給自己制定一份可執行的工作日程表,確保上午有2.5-3小時,下午有4-5個小時的有效工作時間。


如何確保你的工作時間真正被有效利用呢?


番茄工作法是被廣泛推薦的一種方法,你需要集中精力工作45-50分鐘,然後休息5-10分鐘,每一天的工作時間被切割成這樣一個一個獨立的“番茄時間”。


番茄工作法操作起來看似簡單,如果要真正發揮作用,我有兩個心得:


一是每個番茄時間最好能夠匹配一項具體任務大致需要的時間,比如回覆一封重要郵件、組織一次團隊的線上溝通等;


二是在一天結束的時候,對自己當天的番茄時間、工作效率、任務達成做覆盤評價,這樣才能不斷優化和提升番茄工作法的實施效果。


3.善用各種遠程協作工具


無論是企業自建的OA系統,還是市面上主流的遠程辦公協同軟件,都是幫助我們在家辦公模式下,提高溝通協作效率的利器。


主打即時通訊方面主流軟件有企業微信、飛書、阿里釘釘等。


在文書工作方面,文檔協作工具有金山的WPS Office,爲知筆記、印象筆記、騰訊文檔等。而其中諸如飛書、阿里釘釘、騰訊會議等軟件,廠商已宣佈限時免費開放,大家可以根據企業和團隊需要選擇。


在遠程工作模式下,電話會議同樣是一種重要的溝通協作方式,開好電話會議同樣可以提升工作效率,這個主題我將專門撰文分享。



03


最後的建議


在家辦公期間,每天保證適當的運動量,保持良好的身心狀態


除了以上六條建議幫助我們提升遠程辦公的效率和效果,還有一個現象值得我們關注,那就是宅在家裏辦公時間久了,容易養成一些不好的習慣,比如晝夜顛倒,飲食不規律,久坐不動等等,這些壞習慣都會影響身體健康。


因此,保持良好的生活習慣,規律作息,適量運動,對於在家工作者也是非常必要。


我自己的作息和運動規律是,每天早餐前,確保有1個小時的運動時間。


當下的特殊時期,我選擇的是跳繩、啞鈴、健腹輪這些在室內就可以完成的有氧+無氧項目;每天上午11點和下午4點,我會再分別運動15-20分鐘,以俯臥撐、平板和卷腹爲主。


運動帶給我們的除了以良好的身心狀態從容應對每天高強度的工作壓力之外,還能培養我們始終如一、慎獨自律的優良品格。


《淮南子說山訓》曰:“君子慎獨,如蘭生幽谷,舟行江海,無人也始終如一。”


在我看來,始終如一、慎獨自律纔是是確保管理者遠程工作效率和工作效果的根本。


關於作者:

本文經作者授權“管理的常識”(ID:Guanlidechangshi)原創首發,轉載請與我們聯繫。

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延伸閱讀


宋春濤老師將於2月22日(下週日),在噹噹app上進行題爲《疫情之下,如何讓你的線上溝通能力保持“在線”?》的直播,歡迎收看~



推薦語:本書幫助你克服演講時的緊張情緒,告別聽衆玩手機的尷尬,使你在找工作、談薪水、競聘演講、商務呈現、彙報發言時,表達效率翻倍,直抵人心,獲得成功。

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疫情期間,不見面如何工作?

在面對突如其來的疫情時,固定的辦公場所無法發揮其作用,那麼在這種情況下,我們又該如何在不見面的情況下開展工作呢?
| 企業管理雜誌












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但不管怎樣,擁抱並適應變化是當代職場人的必備素養,如何在遠程辦公逐漸成爲趨勢的今天,提升工作效率和效果,是管理者不得不面對的重大課題。


爲此,常識君特別邀請到了具有20年人力資源管理、企業諮詢從業經驗的宋春濤老師來分享一下他的觀點和經驗。以下,Enjoy:

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作者:宋春濤

來源:管理的常識(ID:Guanlidechangshi



從員工的角度來看,遠程辦公面臨着工作效率和工作效果的雙重挑戰。


工作效率的問題主要表現一是拖拉,每一個人在失去監督的狀態,都容易偷懶,小孩子如此,成年人其實也一樣,尤其是在工作任務具有一定難度和挑戰的情況下;


二是干擾,在家辦公意味着工作場景和生活場景的交疊重合,你可能正正襟危坐在客廳的角落裏開着電話會,突然熊孩子抱着足球向你襲來,嚷嚷着讓你跟他玩一會兒……


工作效果方面,原本在公司可以面對面溝通、拍板、解決的問題,現在一定要通過書面或者語音來進行,從老闆那兒得到的指引很有可能並不充分完整,甚至你的同事或下屬誤解了你的信息,交付了錯誤的結果……


那麼,到底什麼纔是遠程辦公的正確打開方式呢


首先我們來關注如何能夠提升遠程辦公的工作成效整體而言就是要確保我們身處在家裏,也在做正確的事情,具體有如下三條建議:



01


提升遠程辦公工作效果的

3條建議


1.針對業務設定正確的工作目標


遠程或者在家辦公的狀態下,我們能夠從公司、從上級獲取信息的渠道變少、數量變少、質量降低,這會直接影響我們設立目標的質量高低。一旦個人目標與團隊目標、組織目標發生重大偏離,那麼就無法交付高質量的工作成果。


如何在家中辦公也能設立正確的工作目標?


我的第一個心得是會識別組織、團隊在當前階段最重要的業務重點。


舉個例子,在當前疫情嚴重的形勢下,很多實體零售企業的線下生意都遇到非常巨大的挑戰,那麼如何通過微分銷、微信羣營銷來帶動生意增長,就成了這一類企業當前最大的重點。


每一位員工,不論崗位是在零售一線,還是在支撐業務的中臺,還是後臺職能團隊,都必須思考如何能夠推進線上業務。


我的第二個心得是做好充分共識,利用電話、微信、郵件等溝通渠道,做上上下下的充分討論,確保你的工作目標能夠做到對上承接、對下分解,這樣才能實現所謂“力出一孔”。


2.基於目標,制定合理的工作計劃


當你有了正確的工作目標,接下來就必須通過合理的工作計劃來對目標的實現進行落地承接。


簡單來說,工作計劃必須能夠體現在什麼時間前,誰來負責,完成哪些工作,使用哪些資源,達到何種結果。


疫情之下,考慮到外部環境的變化非常之快,因此我們建議大家遠程辦公的時候,更多以周爲單位來制定工作計劃,以天爲單位來明確需要達到的工作目標和產出的任務結果,然後每週對工作計劃進行動態調整。



3.根據優先級,把計劃拆解爲關鍵任務


在家辦公時,每一個人必須將每週工作計劃,細化拆解爲每週、每天的任務清單,也就是我們經常說的to do list。


以人力資源工作爲例,疫情期間,我的短期目標之一是管控好公司的人力成本,新年第一週的工作計劃是形成一份特殊時期公司人工成本應對策略,其中包括以下三項工作任務:


一、與管理層共識人工成本管控目標;

二、分析每月人工成本構成;

三、討論人工成本管控手段。


需要提醒大家的是,羅列任務清單的時候,必須基於重要性和緊迫度,確定每項任務完成的優先級。因爲遠程工作相對容易受到干擾,只有以終爲始,想清楚自己每一天必須產出的重點成果,纔不會偏離工作主航道。


對我來說,上面的三項工作任務當中,毫無疑問,第一項任務是優先級最高的任務。


一個自我激勵的小技巧是,在工作過程中,當你每完成一項任務,你可以在後面打一個勾,一天工作下來,如果大部分的任務都被打上了勾,你會有滿滿的成就感。



02


提升遠程辦公工作效率的

3個方法


在確保遠程辦公的工作效果(do right things/做對的事情)的同時,我們也要關注如何能夠提升遠程辦公的工作效率(do things right/把事情做對)。對此,我們同樣有三條建議:


1.劃定一塊專門的辦公區域


首先,不管你的房子面積多大或多小,儘量讓你的辦公區域與日常生活起居空間做有效區分,最好能固定在家中的某個位置,比如書房或者客廳不受打擾的一個角落。


其次,配備好相應的辦公設施。


一位在IBM工作多年的老朋友跟我分享了她的建議:人體工程椅(非常非常重要!)、穩定的無線網絡、有靜音及免提功能的固定電話、筆記本電腦、耳機、打印機…..


第三一定要跟家人,尤其是家裏的熊孩子提前約法三章,不要在你工作的時間打擾你


如果他能做到,你可以給他一點小小的獎勵。這個假期結束,我開始在家辦公的時候,7歲的女兒總是很好奇我爲啥一直在書房打電話,經常推門進來各種搭話,後來我答應她如果她不在我工作的時候打擾我,我就午飯之後陪她玩30分鐘並且獎勵她一個糖果,果然她的表現就好多了。



2.制定一份可執行的工作日程表


工作效率的背後實際上是每一個居家辦公的人,對自我的有效約束和對時間的有效管理。


自律的管理者會給自己制定一份可執行的工作日程表,確保上午有2.5-3小時,下午有4-5個小時的有效工作時間。


如何確保你的工作時間真正被有效利用呢?


番茄工作法是被廣泛推薦的一種方法,你需要集中精力工作45-50分鐘,然後休息5-10分鐘,每一天的工作時間被切割成這樣一個一個獨立的“番茄時間”。


番茄工作法操作起來看似簡單,如果要真正發揮作用,我有兩個心得:


一是每個番茄時間最好能夠匹配一項具體任務大致需要的時間,比如回覆一封重要郵件、組織一次團隊的線上溝通等;


二是在一天結束的時候,對自己當天的番茄時間、工作效率、任務達成做覆盤評價,這樣才能不斷優化和提升番茄工作法的實施效果。


3.善用各種遠程協作工具


無論是企業自建的OA系統,還是市面上主流的遠程辦公協同軟件,都是幫助我們在家辦公模式下,提高溝通協作效率的利器。


主打即時通訊方面主流軟件有企業微信、飛書、阿里釘釘等。


在文書工作方面,文檔協作工具有金山的WPS Office,爲知筆記、印象筆記、騰訊文檔等。而其中諸如飛書、阿里釘釘、騰訊會議等軟件,廠商已宣佈限時免費開放,大家可以根據企業和團隊需要選擇。


在遠程工作模式下,電話會議同樣是一種重要的溝通協作方式,開好電話會議同樣可以提升工作效率,這個主題我將專門撰文分享。



03


最後的建議


在家辦公期間,每天保證適當的運動量,保持良好的身心狀態


除了以上六條建議幫助我們提升遠程辦公的效率和效果,還有一個現象值得我們關注,那就是宅在家裏辦公時間久了,容易養成一些不好的習慣,比如晝夜顛倒,飲食不規律,久坐不動等等,這些壞習慣都會影響身體健康。


因此,保持良好的生活習慣,規律作息,適量運動,對於在家工作者也是非常必要。


我自己的作息和運動規律是,每天早餐前,確保有1個小時的運動時間。


當下的特殊時期,我選擇的是跳繩、啞鈴、健腹輪這些在室內就可以完成的有氧+無氧項目;每天上午11點和下午4點,我會再分別運動15-20分鐘,以俯臥撐、平板和卷腹爲主。


運動帶給我們的除了以良好的身心狀態從容應對每天高強度的工作壓力之外,還能培養我們始終如一、慎獨自律的優良品格。


《淮南子說山訓》曰:“君子慎獨,如蘭生幽谷,舟行江海,無人也始終如一。”


在我看來,始終如一、慎獨自律纔是是確保管理者遠程工作效率和工作效果的根本。


關於作者:

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